Policy för hantering av personuppgifter enligt GDPR inom Motala PK

Så behandlar vi dina personuppgifter
Den 25:e maj 2018 träder en ny dataskyddsförordning in som ersätter den gamla personuppgiftslagen.

Den nya förordningen är gemensam för hela EU och kallas GDPR. För att vi i föreningen skall uppfylla kraven för GDPR krävs att vi meddelar de personer som vi har personuppgifter om vad vi lagrar, varför, på vilket sätt. Närmare regler kring lagstiftningen kan du läsa om på https://www.datainspektionen.se

Du kan när som helst få information om de personuppgifter om dig som Motala PK har sparade, genom att begära detta till personuppgiftsansvarig i föreningen. Om någon uppgift är felaktig kan du bara be oss ändra dina personuppgifter. Vänligen låt oss även veta om det skett någon förändring i dina personuppgifter. Om du inte längre vill vara medlem vill vi veta detta, så avför vi dig.

Vem är ansvarig för behandlingen av dina uppgifter?
Det är styrelsen i Motala Pistolklubb, org nr 824000-7867, som är ansvarig för vad som lagras i Motala PK register. Motala PK är inte personuppgiftsansvarig för Svenska Pistolskytteförbundets register MAP eller Svenska Skyttesportförbundets register Idrottonline.

Styrelsen har utsett vår sekreterare som ansvarig för registrering och underhåll av personuppgifter.

Vilka personuppgifter samlar vi in?
De uppgifter vi har registrerat har hämtats direkt från dig i samband med medlemsansökan. De uppgifter vi lagrar är namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer på våra medlemmar. Vi lagrar även medlemmars aktivitet och tävlingsresultat i interna och externa tävlingar, ibland publicerar vi dessa på vår hemsida/sociala medier. På hemsidan finns även dokument, som vårt skjutprogram, där ansvariga för olika tävlingar och andra evenemang i klubben framgår. Vi lagrar också uppgifter om inbetalda medlemsavgifter och andra avgifter som du är skyldig att betala till klubben, t. ex startavgifter vid tävlingar.

Vi publicerar normalt inte bilder på barn med ålder under 16 år på vår hemsida, ifall det skulle vara aktuellt endast med samtycke från både barnet och förälder.

Tillfälligt kan namn och kontaktuppgifter på andra personer med relation till Motala PK samlas in, tex namn och kontaktuppgifter till föräldrar för barn som deltar i klubbens aktiviteter. Dessa uppgifter förstörs dock när de inte längre behövs.

Registrerade uppgifter kompletteras, uppdateras och kan fås rättade, ifall de är felaktiga, av utsedd personuppgiftsansvarig.

Inga inlämnade personuppgifter lämnas ut för marknadsföringsändamål eller används för automatiserat beslutsfattande och profilering.

När ett medlemskap upphör sparas personuppgifter upp till tre månader efter medlemskapet upphör, eller så länge det krävs för att uppfylla myndighetskrav.

I vissa fall kan vissa uppgifter finnas kvar längre, t.ex. anteckning om en förtroendevalds engagemang i föreningen.

Eftersom Motala Pistolklubb är dubbelansluten till både Svenska Pistolskytteförbundet och Svenska Skyttesportförbundet så registreras våra medlemmar både i Pistolskytteförbundets medlemsregister MAP och i Skyttesportförbundets register Idrottonline.
I dessa register finns adress- och kontaktuppgifter, uppgifter kring utmärkelser, märken och genomgångna funktionärsutbildningar.

Du kan begära att alla eller vissa personuppgifter skall tas bort, men det kan betyda att du inte längre kan vara medlem i föreningen. Du kan dock inte kräva att uppgifter som behövs för att uppfylla myndighetskrav tas bort.

Begäran att ta bort personuppgifter görs till personuppgiftsansvarig och behandlas av styrelsen innan verkställighet.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?
En förutsättning för att du ska kunna vara medlem är att vi behöver registrera uppgifter om dig för att hantera ditt medlemskap, men också för att vi ska kunna bedriva verksamheten.

Uppgifterna kan även krävas för kontakt med myndigheter.

Vilken laglig grund har vi för att behandla dina personuppgifter?
Vi har som förening rättslig förpliktelse att lagra personuppgifter vid aktiviteter, eftersom vi erhåller både kommunala och statliga bidrag. Vi har också rättsliga förpliktelser att som förening lagra uppgifter om vilka medlemmar som förvarar klubbens vapen och att med säker identifikation kunna intyga föreningsmedlemskap, aktivitet och skjutskicklighet, vilket utgör grund för våra medlemmar att kunna få föreningsintyg för vapenlicens från styrelsen. Uppgifter kring detta lagras både i pappersform och sammanställt digitalt av personuppgiftsansvarig. Vi behandlar således primärt dina personuppgifter för att uppfylla våra skyldigheter som krävs för medlemskapet. Detta kan tex inkludera kontakter med myndigheter som Polisen. Svenska Pistolskytteförbundet som vi tillhör, är tillika en frivillig försvarsorganisation.

För övriga ändamål behandlar vi dina personuppgifter därför att föreningen har ett berättigat intresse av att kunna tillhandahålla en bra tjänst till sina medlemmar.

Hur länge behandlar vi dina personuppgifter?
Dina personuppgifter sparas upp till tre månader efter ett utträde ur föreningen.

Utlämnande av dina personuppgifter till tredje part
Dina personuppgifter kring ditt medlemskap i Motala PK och tillhörande kontaktuppgifter lämnas inte ut till någon annan än Svenska Pistolskytteförbundet och Svenska Skyttesportförbundet. I övrigt har endast styrelsen inom Motala PK tillgång till dina personuppgifter. Motala PK kan på din begäran lämna ut dina registeruppgifter som vi har för dig. Personuppgiftsansvarig kan även ordna fram vad som finns Svenska Pistolskytteförbundets MAP och Svenska Skyttesportförbundets Idrottonline till dig.

Motala PK nyttjar inga externa parter för att hantera administration (t.ex. fakturering). Motala PK lämnar via Svenska Pistolskytteförbundet ut dina adressuppgifter till tidningen Nationellt Pistolskytte i samband med utgivningar via MAP.

Dina rättigheter
• Du har rätt att få information om behandlingen av dina personuppgifter. En sådan begäran skickas till din personuppgiftsansvarig
• Du kan också begära att personuppgifter rättas, raderas eller blockeras genom att kontakta personuppgiftsansvarig. Radering kan dock innebära utträde ur föreningen.
• Du kan anmäla om du vill att dina uppgifter inte längre ska behandlas av föreningen för e-postutskick, till exempel medlemsbrev.
• Du kan lämna klagomål om föreningens hantering av dina personuppgifter direkt till myndigheten Datainspektionen (www.datainspektionen.se)

Har du frågor som rör behandlingen av dina personuppgifter?
Kontakta personuppgiftsansvarig (sekreterare) eller ordförande i Motala PK.

Beslut taget om antagande av denna GDPR-policy har fattats av styrelsen i Motala PK 2018-05-22